Aflevering 9 van een serie blogs over Werken met De Veranderversneller

Zelf met De Veranderversneller leren werken?
Schrijf je nu in voor De Verandervierdaagse!

 

Strategie bepalen met de hele organisatie

Door Resi Mangunkusumo
Trekker Kernteam Samen Koers Kiezen, Veiligheidsregio Kennemerland

Situatie

Bij de Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) zijn we een strategietraject gestart waarin we een koers ontwikkelen die herkenbaar en richtinggevend is voor de hele organisatie. Binnen de regio zorgen Brandweer, GGD, Veiligheidsbureau en Meldkamer voor veiligheid en gezondheid in een belangrijk gebied, met onder andere Schiphol en Tata Steel. Natuurlijk zijn we er net zo goed voor alle andere bedrijven en voor de burgers in onze regio. Onze sectoren en afdelingen hebben op deelgebieden een eigen koers, vaak bedacht door specialisten op de betreffende beleidsterreinen. Vanuit medewerkers horen we de vraag om een gezamenlijke koers. De verwachting is dan vaak dat bestuurders, directie of slimme stafmedewerkers daarmee aan de slag gaan. Wij doen het anders, vanuit de overtuiging dat we die koers het beste kunnen uitzetten met de mensen die deze ook daadwerkelijk uitvoeren.

Samen Koers Kiezen

Onze directie heeft bij de start van het nieuwe jaar gevraagd wie wil meedenken en meedoen in het strategietraject. De inzet is dat we werken aan een koers die van en voor de hele organisatie is. Dat betekent dat je een bijzonder proces nodig hebt, dat vanaf het begin weerspiegelt hoe je straks wilt gaan werken. We zijn gestart met een Kernteam waarin de verschillende organisatieonderdelen zijn vertegenwoordigd. De meeste teamleden zijn geen leidinggevenden. Natuurlijk hebben we onze aanpak besproken met het management en de OR, want we willen samen optrekken en hun ideeën meenemen in het traject.

Drie stappen staan centraal. We starten met een analyse van alle ontwikkelingen in onze omgeving, dan schetsen we een toekomstbeeld en dat vertalen we in een koers. Aan het einde van het jaar bespreken we deze binnen de organisatie en met het bestuur en dan kan de realisatie beginnen. Iedereen die wil, kan bijdragen aan elk van de drie stappen. Het Kernteam en Gangmakers uit de organisatie begeleiden elk van de stappen (zie WIE? voor de uitwerking van de rolverdeling). Twee externe adviseurs ondersteunen ons waar nodig.

Toepassing van De Veranderversneller

Deze blog gaat over de redenering voor Samen Koers Kiezen die we als Kernteam onlangs op een rijtje hebben gezet. We hebben de aanpak uitgewerkt en zijn gestart met de eerste stap. Dat is een goed moment om als team de vijf verandervragen langs te lopen, te kijken of we ons verhaal op orde hebben en waar eventueel nog aanscherping nodig is. We doen dat vraag voor vraag en noteren steeds de antwoorden en ontdekkingen. Het resultaat laten we vervolgens even rusten. Een week later kan je makkelijk de hoofdlijn uit het verhaal optekenen en is duidelijker wat de belangrijkste inzichten zijn. Wat ook goed werkt, is om tijdens het uitwerken van de redenering steeds van rollen te wisselen. Per vraag is er een schrijver, een observator en een facilitator. De rest van het team levert de antwoorden en benoemt ontdekkingen. Rouleren met de rollen is ook leerzaam voor het team. Voor meer info, zie www.veranderversneller.nl

Samen Koers Kiezen, strategietraject van en voor de hele VRK
WAAROM? De omgeving is in verandering, binnen de organisatie zijn veel afdelingen bezig met het bepalen van een eigen focus, medewerkers hebben behoefte aan een visie, strategie en kaders en door de verkiezingen hebben we nieuwe bestuurders en gemeenteraden. Aan de ene kant is er een noodzaak, we moeten echt aan de slag met onze koers. Aan de andere kant is dit een kans, we hebben de ruimte om dit te doen, iedereen kan meedoen en we kunnen het traject erg vrij invullen.
WAARTOE? Een gedragen, integrale koers voor de hele veiligheidsregio. Bruikbaar en richtinggevend voor ons werk en voor bestuur en externe stakeholders. De ambitie is om meer samen op te trekken in het uitvoeren van onze taken en ook in de toekomst een aantrekkelijke organisatie te blijven om voor te werken.
WAT? Een herkenbaar en aansprekend verhaal voor de komende vijf jaar, met duidelijke strategische speerpunten en een realisatieplan. Daarbij gebruiken wat er al beschikbaar is en dat verbinden tot een geheel. De manier waarop we met de koers bezig zijn, gaat ook over cultuur. We zetten in op breed eigenaarschap, vertrouwen, eigen verantwoordelijkheid en meer persoonlijk leiderschap.
HOE? De gezamenlijke koers maken we in drie stappen. We starten met een omgevingsanalyse, dan werken we een toekomstbeeld uit en vervolgens bepalen we de speerpunten en realisatie. De stappen zorgen voor structuur, de invulling doen we op een lerende manier. We starten bijvoorbeeld met workshops. Later volgt de Week van de Toekomst. We zetten stellingen op intranet waarop mensen kunnen reageren. Iedereen die deelneemt krijgt mee hoe je strategie maakt.
WIE? We werken met een rolverdeling en nodigen de hele organisatie uit om deel te nemen. Ook als je niet meedoet, merk je waar we als organisatie mee bezig zijn, bijvoorbeeld door wat je van collega’s hoort of door de communicatie over het traject. Het Kernteam heeft het hele traject ontwikkeld. Gangmakers begeleiden collega’s tijdens de verschillende stappen en leveren input op inhoud. De directie is opdrachtgever, houdt afstand en geeft alle ruimte voor de invulling die we kiezen. Leidinggevenden en OR worden meegenomen in het proces, helpen in de communicatie en kunnen uiteraard ook deelnemen. Het bestuur weet dat we dit aan het doen zijn en nemen we aan het einde mee in het resultaat.

 

Inzichten

Voor ons gevoel hebben we het verhaal voor Samen Koers Kiezen goed op een rijtje. Het lukt snel en makkelijk om de antwoorden op elk van de vijf vragen te produceren. Dit bevestigt ons in het idee dat we goed doordacht hebben waar we mee bezig zijn en hoe we het traject willen invullen. Van onze externe begeleiders horen we dat dat zeker niet vanzelfsprekend is. In veel organisaties leveren deze ogenschijnlijk eenvoudige vragen flink gepuzzel op. Voor ons een mooie opsteker.

We ontdekken ook dat we als team op dezelfde lijn zitten. Dat zeven collega’s zo makkelijk overeenstemming bereiken is evenmin vanzelfsprekend. Naar mijn idee komt dat doordat we vanaf het begin van het traject dit verhaal samen hebben ontwikkeld. We hebben ook steeds geïnvesteerd in goede onderlinge afstemming, inclusief de nodige discussie. Daarnaast is het Kernteam een gelegenheidsteam, we zijn er voor dit traject en hebben een gezamenlijk doel. Er spelen geen (afdelings)belangen, we hebben geen middelen te verdelen en werken vanuit vergelijkbare motivatie.

Mijn belangrijkste inzicht gaat over hoe we de beweging in de organisatie willen bewerkstelligen. Als we onze gedachten daarover onder woorden brengen dan komen al snel vier veranderstrategieën in beeld: organisch, planmatig, lerend en procesmatig. Alleen het politieke en positionele spel noemen we niet, waarschijnlijk omdat we bewust kiezen om het traject van de hele organisatie te laten zijn.

Een combinatie van vier strategieën, kan dat wel en willen we dat wel? Het wordt iets overzichtelijker door de ontdekking dat het uitmaakt of we het hebben over hoe we werken als team en hoe het traject is ingezet voor de organisatie. Als team schakelen we tussen de vier strategieën en is het organische stuk van de start wel achter de rug nu we de aanpak helder hebben. Voor de organisatie is het een leertraject in drie stappen, waaraan iedereen die wil, kan deelnemen, we laten zien hoe een strategieproces werkt en we als resultaat straks een gedeelde koers hebben.

Ten slotte is een mooi inzicht dat we de redenering (ons verhaal) kunnen gebruiken als volgende stap in de communicatie met de organisatie. We hebben al eerder het traject aangekondigd, hebben de eerste stap voorbereid met de Gangmakers en zijn nu bezig met het breed uitnodigen van collega’s voor workshops over de omgevingsanalyse. Naast de specifieke info over deze workshops kunnen we het verhaal voor het hele traject delen met onze collega’s.

Tips

Ik heb drie tips aan anderen die met deze werkvorm willen werken:

  1. Wat bij ons goed werkte was om het beantwoorden van de vragen en inventariseren van de ontdekkingen te scheiden van het bekijken van de hele redenering. Als je dat op een ander moment doet is het makkelijker om overkoepelende inzichten te formuleren.
  2. De vijf afzonderlijke vragen zou ik achteraf gezien liever allemaal op hetzelfde moment hebben besproken.
  3. De belangrijkste tip is denk ik om je redenering gaandeweg op te bouwen. Eigenlijk zijn we vanaf de start met het Kernteam steeds met elkaar in gesprek geweest over stukjes van de redenering. Daardoor kunnen we nu vaststellen dat we ons verhaal goed op een rijtje hebben en dat het echt een gedeeld verhaal is van het hele team.

 

Wat vind jij inspirerend aan deze blog? We zijn benieuwd!
Je kunt onderaan de pagina je reactie geven. Uiteraard krijg je daar antwoord op.

 


 

Leergang

Wil je zelf met De Veranderversneller leren werken, in je eigen organisatie of bij een klant?
De Verandervierdaagse biedt je de veranderkundige verdieping en praktische handvatten om het gewenste resultaat te behalen.

Als veranderaar streef je naar resultaat. Je weet dat veranderen ingewikkeld is en lang niet altijd oplevert wat je graag wilt. Veranderen vraagt een inspanning van jezelf en van anderen. Daarom zet je je volledig in om er wat moois van maken. Je voelt je verantwoordelijk voor de voortgang. Het geeft voldoening als er beweging ontstaat en je duwtjes in de goede richting kunt geven. Maar wat is er nou nodig om de veranderambitie echt werkend te krijgen?

Het realiseren van succesvolle en duurzame verandering begint met een krachtig verhaal. Zo’n veranderverhaal zet mensen in beweging, geeft richting en helpt om koers te houden. Een doordacht veranderverhaal maakt duidelijk welke verandering er nodig of gewenst is, hoe die tot stand komt en wie op welke manier betrokken is. Zo neem je mensen mee naar een nog onbekende toekomst. Een veranderverhaal biedt houvast op weg naar de gewenste uitkomst die nog geen realiteit is. De meeste veranderaars onderschatten het belang van een goed veranderverhaal. En ze overschatten de kwaliteit van hun verhaal. Daarom is er nu De Verandervierdaagse.

Ga je liever zonder begeleiding aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Al het gratis werkmateriaal bij De Veranderversneller staat hier.

 


 

Alle afleveringen in de serie Werken met De Veranderversneller: