Aflevering 7 van een serie blogs over Werken met De Veranderversneller
Zelf met De Veranderversneller leren werken?
Schrijf je nu in voor De Verandervierdaagse!
Je veranderverhaal als fluistervertelling
Gerdinand Bosch
Adjunct-directeur Dienst Financiën en Studentenadministratie, Avans Hogeschool
Vorig jaar kwam De Veranderversneller uit. Ik heb het model met de vijf vragen uit dit boek leren kennen tijdens de workshop Effectief Veranderen van Sioo. Het model is een hulpmiddel om je veranderverhaal op orde te krijgen en ‘rond te maken’ en daarmee duidelijker voor de ontvanger van de boodschap. Als opdrachtgever van het programma DFS 2020 binnen Avans Hogeschool heb ik mijn veranderverhaal met behulp van dit model vormgegeven. Dat programma gaat over de manier waarop wij de dienstverlening aan onze klanten willen vormgeven. De impact hiervan binnen onze eigen dienst en binnen de hogeschool is groot. Mede daarom heb ik het verhaal op veel plaatsen en momenten gedeeld met mijn medewerkers, onze interne klanten én studenten.
Samen met mijn collega en programmamanager van DFS 2020 Mark Reijndorp geef ik een aantal keer per jaar een gastcollege. Dit doen we bij de Accountancy en Bedrijfseconomie opleidingen van de Academie voor Algemeen en Financieel Management voor derde en vierdejaars studenten. Tijdens dit college vertellen wij over DFS, de achtergrond van ons veranderprogramma DFS 2020 en we doen een aantal oefeningen. Studenten vinden het een interessante casus, omdat die over verandering gaat, maar ook omdat wij de Studentenadministratie verzorgen, een dienst waar zij rechtstreeks effect van ervaren.
Een oefening die wij met de studenten doen gaat over de HOE-vraag. Die vormt een wezenlijk onderdeel van het opstellen van een krachtige veranderredenering. Mark en ik delen onze redenering voor de HOE-vraag bij DFS 2020. We leggen daarbij de verbinding met de inhoudelijke agenda – de WAT – die bij ons gaat over mensen ontwikkelen, een nieuw systeem implementeren en processen verbeteren.
Over de HOE vertellen we het volgende:
“We beginnen klein om ervaring op te doen en dingen uit te proberen. We starten met het opleiden van een team in de LEAN filosofie en het samen met onze klant verbeteren van onze inkoopketen. Op basis van wat we in deze fase leren definiëren we de aanpak voor de andere procesketens van DFS aan en leiden we alle medewerkers op in een zogenaamde DFS Academy, zodat hun kennis en expertise aansluiten bij onze ambities. De ervaring die we opdoen met procesverbeteringen helpt ons om een nieuw financieel systeem in gebruik te nemen en de processen ook daarna te blijven verbeteren”.
Dan vragen we hen om in groepjes zelf een redenering voor ons programma uit te werken voor de ‘HOE-vraag’. In hun redenering moeten ze rekening houden met de inhoudelijke agenda, ons antwoord op de ‘WAT-vraag’. We vertellen studenten dat het niet zozeer gaat over de ‘juistheid’ van hun opvatting, maar over de argumentatie die zelf ontwikkelen in deze casus: Waarom kies je voor een bepaalde aanpak? Wat kun je leren van de aanpak die ander groepje voorstelt?
De laatste oefening die we doen gaat over alle vijf vragen uit De Veranderversneller. We geven de studenten het lege schema met de vijf verandervragen. Vervolgens vragen we ze om per groepje het schema te vullen met wat volgens hen – op basis van onze informatie – het veranderverhaal is van DFS 2020.
Voor studenten is dit een goede en waardevolle oefening om kennis te maken met veranderkundig redeneren. Zo’n manier van denken is relevant voor hun studie en dat we werken met een herkenbare casus uit de eigen hogeschool maakt het extra leuk. Hun redeneringen zijn voor ons interessant omdat we er onze eigen aanpak aan kunnen spiegelen. Dat was ook onze oorspronkelijke bedoeling. Minsten zo interessant is het onverwacht effect van deze oefening.
Op de basisschool deden we af en toe een spelletje waarbij leerlingen een woord of zin in het oor van de buurman moesten fluisteren en zo een boodschap doorgeven. De grap was dat de uitkomst vaak compleet anders was dan de oorspronkelijke boodschap. De boodschap vervormd tussen zender en ontvanger. Iets dat we al lang weten, maar ons niet altijd bewust zijn (ik heb het immers toch duidelijk verteld?).
Het vertellen van ons veranderverhaal aan een groep studenten (of medewerkers) werkt net als zo’n fluistervertelling. Ieder groepje studenten komt terug met wat zij gehoord hebben. In de terugkoppeling van de studenten horen we terug wat er is blijven hangen en in welke bewoordingen het is blijven hangen. Zo kunnen we vaststellen welke elementen veel aandacht hebben gekregen van onze ‘ontvangers’ en welke totaal ondersneeuwen. In de reflectieve afsluiting onderzoeken we met elkaar hoe dat werkt, wat maakt dat dit gebeurt en wat dat betekent. Het bevestigt voor mij dat het niet alleen goed is om je verhaal te vertellen, maar ook te blijven terugvragen wat volgens de ander nu de redenering is die je maakt. Welk veranderverhaal heeft die ander gehoord? Wat ervaart iemand dan als de kern van de verandering? Wat lijkt nog op wat je bedoelde te zeggen en wat is vervormd?
Herken je dit en wat is jouw ervaring met het terughoren van je veranderverhaal?
Je kunt onderaan de pagina reageren. Uiteraard krijg je daar antwoord op.
Leergang
Wil je zelf met De Veranderversneller leren werken, in je eigen organisatie of bij een klant?
De Verandervierdaagse biedt je de veranderkundige verdieping en praktische handvatten om het gewenste resultaat te behalen.
Als veranderaar streef je naar resultaat. Je weet dat veranderen ingewikkeld is en lang niet altijd oplevert wat je graag wilt. Veranderen vraagt een inspanning van jezelf en van anderen. Daarom zet je je volledig in om er wat moois van maken. Je voelt je verantwoordelijk voor de voortgang. Het geeft voldoening als er beweging ontstaat en je duwtjes in de goede richting kunt geven. Maar wat is er nou nodig om de veranderambitie echt werkend te krijgen?
Het realiseren van succesvolle en duurzame verandering begint met een krachtig verhaal. Zo’n veranderverhaal zet mensen in beweging, geeft richting en helpt om koers te houden. Een doordacht veranderverhaal maakt duidelijk welke verandering er nodig of gewenst is, hoe die tot stand komt en wie op welke manier betrokken is. Zo neem je mensen mee naar een nog onbekende toekomst. Een veranderverhaal biedt houvast op weg naar de gewenste uitkomst die nog geen realiteit is. De meeste veranderaars onderschatten het belang van een goed veranderverhaal. En ze overschatten de kwaliteit van hun verhaal. Daarom is er nu De Verandervierdaagse.
Ga je liever zonder begeleiding aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Al het gratis werkmateriaal bij De Veranderversneller staat hier.
Alle afleveringen in de serie Werken met De Veranderversneller:
- Jaap Boonstra – hoogleraar ESADE Business School, J+ Strategy Consultants
Vertellen van veranderkundige verhalen - Erwin Schenzel – implementatiemanager belevingsgerichte zorg
Nieuwe opdracht van de RvB: graag morgen klaar - Nicole Loeffen – veranderaar bij Mind-Act
Hoe krijg ik mijn organisatie mee? - Ingmar Kappers – organisatieadviseur bij de Gemeente Amsterdam
Vertragen om te versnellen - Chrétien Mommers – directeur bij woningcorporatie Eigen Haard
Samen veranderverhalen maken - Harry Sonnenschein – programmamanager bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis
Verpleegkundigen als Veranderversnellers - Gerdinand Bosch – adjunct-directeur bij Avans Hogeschool
Je veranderverhaal als fluistervertelling - Marc Schrijver – senior financiële sector specialist bij de Wereldbank
Toezicht ontwikkelen als veranderproces - Resi Mangunkusumo – trekker kernteam bij de Veiligheidsregio Kennemerland
Strategie bepalen met de hele organisatie