Vertragen om te versnellen

Ingmar Kappers
Senior organisatieadviseur, Gemeente Amsterdam

Een herkenbare ervaring voor velen denk ik, het leren remmen tijdens je eerste rijlessen. Je zit gespannen in de auto, je voelt de ogen van de instructeur op je branden. Die vraagt je flink vaart te maken. Je ondervindt voor het eerst de snelheid van de auto. Klamme handjes, de kilometerteller geeft veel minder aan dan het lijkt. Als je op snelheid bent, zijn er twee ‘beginnersfouten’ die je maakt voor je er erg in hebt:

1. Je drukt je voet al te hard op het pedaal, schiet vooruit in je stoel en je riem zorgt ervoor dat de voorruit niet te dichtbij komt.
2. Je duwt zachtjes het rempedaal in en mindert nauwelijks vaart, de instructeur grijpt met een nette variant van fout 1. Remmen is echt nodig, want als goede oefening laat die je naar een punt rijden waarvoor je echt moet stoppen.

Later leer je de kunst van het geleidelijk remmen, op de motor remmen en pompend remmen in geval van nood. Als dat eenmaal routine is kan je nog moeilijk voorstellen dat het zo moeilijk was om te leren. Tegelijk lukt goed remmen vrijwel niemand de eerste keer, natuurtalenten daargelaten.

Met De Veranderversneller in de hand bij een leerprogramma voel ik me in zekere zin instructeur. Als ik groepen begeleid maak ik graag snel meters. In dit geval betekent dat ik voor deelnemers benadruk hoe belangrijk het is om echt te gaan remmen. Tegelijk geef ik ook ruimte om te wennen aan het minderen van snelheid, zodat we niet direct stilstaan. We oefenen met een veranderwerkelijkheid die weerbarstig is en soms snel op je afkomt. In die werkelijkheid is de stress vaak hoog en het handelingsrepertoire beperkt. Je kiest al snel voor wat altijd heeft gewerkt: volle vaart vooruit en doorzetten. En dat is nou net een risico om de gewenste verandering goed vorm te geven.

De Veranderversneller en het gebruik ervan gaan voor mij juist vooral over vertragen. Of je tijdens de rijles nou te snel of te langzaam remt, in beide gevallen ben je zo sterk gericht op het remmen dat je er überhaupt niet aan denkt om je omgeving goed te scannen. Waar kwam je vandaan? Waar ga je heen? Wat kan er in deze situatie precies gebeuren? Hoe kun je daar het best op anticiperen? Versnellen maakt in dit geval juist de horizon smaller, met blikvernauwing als gevolg. Vertragen is hier de kunst, zodat je goed kunt zien wat er werkelijk gebeurt. De Veranderversneller kan je hier goed bij helpen. Als trainer en facilitator van managers en staf binnen de gemeente Amsterdam heb ik veel te maken met professionals wiens werkcontext vraagt om daadkracht en snelheid van handelen.

Teamleider Jack worstelt bijvoorbeeld met de druk die er op zijn afdeling ligt vanuit de politiek en ambtelijke organisatie. De dienstverlening van het team moet sneller, doelmatiger, efficiënter en beter, maar het liefst ook nu. Jack vertrouwt me toe dat het al lastig is om alle balletjes hoog te houden en zijn team gewoon het ‘normale’ werk te laten doen. Dat goed te laten verlopen is al een hele opgave. Laat staan dat hij ruimte weet te maken voor ambitieuze nieuwe ideeën zoals een lerende organisatie, procesgericht werken en verhogen van flexibiliteit. Hij ziet de productie en vernieuwing als twee gescheiden werelden. Na de reorganisatie is iedereen nog op zoek naar zijn plek, dossiers op orde aan het maken, aan het wennen aan de nieuwe mores. In deze eerste veranderwerkelijkheid moet de basis op orde komen. Dit proces gaat nog wel even kan duren en Jack is zoekend naar hoe hij dat vormgeeft.

In de tweede veranderwerkelijkheid gaat het om een nieuwe ambitie. Als gevolg van een breed uitgemeten fout binnen het werk van een andere teamleider is er grote politieke en ambtelijke aandacht ontstaan voor de werkzaamheden van zijn team. Zijn leidinggevende benadrukt dat het echt efficiënter, flexibeler en sneller moet. Er mogen geen fouten gemaakt worden, er moet snel geleerd worden van deze fout. Er staat al een evaluatie klaar waarin hij ook verwacht wordt een bijdrage te leveren. En een veranderaanpak wordt al geformuleerd en ook binnen zijn team uitgerold. De teamleider voelt zich verdrongen tussen twee veranderwerkelijkheden die elkaar lijken te bijten.

Met de vertragende vragen uit De Veranderversneller help ik de teamleider even rust te creëren en op zoek te gaan naar de echte antwoorden. Waar gaat het precies over? Welke vragen kunnen we al beantwoorden? Zijn de twee werkelijkheden verenigbaar? En wat hebben we nodig om verder te komen? Jack krijgt zijn verhaal op orde en kan gerichter aan de slag met de opgave voor zijn team. Hij weet ook wat hij met zijn leidinggevende en collega teamleider heeft uit te zoeken. Er volgen lastige, maar ook waardevolle gesprekken. Na enkele maanden heeft hij samen met zijn collega’s een flinke stap vooruit gezet. De gestructureerde aanpak zorgt voor een helder, gedragen plan. Jack heeft een duidelijk beeld van wat wel en niet kan en in welk tempo.

De vijf ogenschijnlijk simpele verandervragen geven een goed handvat voor leidinggevenden en adviseurs om een verandering vorm te geven. Of je nu naar meer ondernemerschap in je organisatie wilt, werkt aan een flexibelere organisatie, zoekt naar meer zelfsturing of naar verhoging van de klanttevredenheid. Maar vergis je niet, een antwoord met voldoende scherpte vraagt puzzelwerk dat je niet kunt overslaan. Doe dat ook samen met anderen, zodat je ontdekt waar het nu precies zit, waarvoor je het precies doet, wie er mee moeten doen, wat je nu echt anders wilt en hoe je dat dan gaat doen.

Ik merk in groepen dat deelnemers het lastig vinden om uit de handelingssnelheid van hun dagelijkse praktijk te komen. Als dat eenmaal lukt, doen ze prachtige ontdekkingen waarmee ze direct aan de slag kunnen. Ze vinden dan ook de energie om het proces samen met andere vorm te geven. Ik vertraag dus graag. Daardoor leer je de echte veranderwens kennen en vindt je wat er nodig is om die te realiseren. Als je dat weet ben je sneller op je bestemming dan wanneer je de verkeerde kant op rijdt, een noodstop moet maken of de weg kwijtraakt. En die bestemming bereiken is waar het uiteindelijk om gaat. 

Leergang

Wil je zelf met De Veranderversneller leren werken, in je eigen organisatie of bij een klant?
De Verandervierdaagse biedt je de veranderkundige verdieping en praktische handvatten om het gewenste resultaat te behalen.

Als veranderaar streef je naar resultaat. Je weet dat veranderen ingewikkeld is en lang niet altijd oplevert wat je graag wilt. Veranderen vraagt een inspanning van jezelf en van anderen. Daarom zet je je volledig in om er wat moois van maken. Je voelt je verantwoordelijk voor de voortgang. Het geeft voldoening als er beweging ontstaat en je duwtjes in de goede richting kunt geven. Maar wat is er nou nodig om de veranderambitie echt werkend te krijgen?

Het realiseren van succesvolle en duurzame verandering begint met een krachtig verhaal. Zo’n veranderverhaal zet mensen in beweging, geeft richting en helpt om koers te houden. Een doordacht veranderverhaal maakt duidelijk welke verandering er nodig of gewenst is, hoe die tot stand komt en wie op welke manier betrokken is. Zo neem je mensen mee naar een nog onbekende toekomst. Een veranderverhaal biedt houvast op weg naar de gewenste uitkomst die nog geen realiteit is. De meeste veranderaars onderschatten het belang van een goed veranderverhaal. En ze overschatten de kwaliteit van hun verhaal. Daarom is er nu De Verandervierdaagse.
Ga je liever zonder begeleiding aan de slag? Dat kan natuurlijk ook. Al het gratis werkmateriaal bij De Veranderversneller staat hier.
 
Alle afleveringen in de serie Werken met De Veranderversneller:
Jaap Boonstra – hoogleraar ESADE Business School, J+ Strategy Consultants
Vertellen van veranderkundige verhalen
Erwin Schenzel – implementatiemanager belevingsgerichte zorg
Nieuwe opdracht van de RvB: graag morgen klaar
Nicole Loeffen – veranderaar bij Mind-Act
Hoe krijg ik mijn organisatie mee?
Ingmar Kappers – organisatieadviseur bij de Gemeente Amsterdam
Vertragen om te versnellen
Chrétien Mommers – directeur bij woningcorporatie Eigen Haard
Samen veranderverhalen maken
Harry Sonnenschein – programmamanager bij het Jeroen Bosch Ziekenhuis
Verpleegkundigen als Veranderversnellers
Gerdinand Bosch – adjunct-directeur bij Avans Hogeschool
Je veranderverhaal als fluistervertelling
Marc Schrijver – senior financiële sector specialist bij de Wereldbank
Toezicht ontwikkelen als veranderproces
Resi Mangunkusumo – trekker kernteam bij de Veiligheidsregio Kennemerland
Strategie bepalen met de hele organisatie